Procedures; papieren tijgers of moneymakers?

Procedures…voor veel ondernemers voelt het als “administratie” en dus als een energielek. Om “flow” in je proces te krijgen is het toch belangrijk dat alles eenduidig en consistent wordt uitgevoerd. Dat beperkt uitzonderingen en verrassingen, of in procestermen: tijd- en geldverspillers.

Eenduidigheid en consistentie krijg je door stappen duidelijk te definiëren en vervolgens vast te leggen hoe deze stappen moeten worden uitgevoerd. De wijze waarop de stap wordt uitgevoerd kan je vastleggen in procedures, templates en procesafspraken.

Procedures en Templates

Procedures zijn instructies over werkzaamheden; het is de manier waarop iets wordt gedaan. Hoe deel je informatie? Hoe ga je om met een klant?

Templates zijn “mallen”; standaard vormgegeven documenten of programma’s die je werk vergemakkelijken. Een voorbeeld is een checklist in Excel of een standaard opzet voor een verslag, offerte of opdrachtbevestiging.

Soms is het simpelweg genoeg om een duidelijk afspraak te maken over de manier waarop een stap moet worden uitgevoerd. Spreek bijvoorbeeld duidelijk af in welke map formulieren moeten worden opgeslagen, of wie welke taak uitvoert.

Papieren tijger

Door slim gebruik te maken van bestaande en noodzakelijke templates kan dit zonder dat het een papieren tijger wordt. Templates combineren met de juiste IT-tools voorkomt vaak sowieso al veel papier en bureaucratie.

Neem het voorbeeld van Piet. Hij is verantwoordelijk voor de stap “het tijdig maken van een duidelijke offerte”. Piet zet zijn aanpassingen met betrekking tot de stuurinformatie die hij verzamelt in een offerte template. Door simpelweg diezelfde offerte template te delen met zijn collega’s maakt hij het ook voor hen inzichtelijk hoe zijn contact is geweest.

Maak dus slim gebruik van procedures, templates en duidelijke afspraken om je proces duidelijk en consistent te maken. Maak van je proces een moneymaker!

Het inventariseren van waardelekken in jouw processen is 1 van de onderwerpen die aan bod komen in een GroeiPotentie Inventarisatie, waarmee we je helpen ruimte te maken voor de groei van je bedrijf. Wil je hier meer over weten? Bel 030 – 888 71 25 of mail naar pieter@nononsancy.nl.