Leer van de politiek hoe het (niet) moet. Effectief vergaderen

Eigenlijk had dit een stuk over de Algemene Beschouwingen moeten worden en hoe politici er altijd in weten te slagen een zooitje van deze vergaderingen te maken. Dit jaar zijn er echter geen Algemene Beschouwingen, aangezien er sinds de verkiezingen in maart nog steeds geen nieuw kabinet is gekozen. Ondertussen zijn er al 3 informateurs versleten en er zijn veel punten waarin de partijen van elkaar verschillen. Hier moeten ze het eerst over eens worden, voor ze definitief samen kunnen gaan werken.

Maar is dit dan zo moeilijk?

Er wordt te veel tijd besteed aan (inefficiënt) vergaderen. 1 op de 5 Nederlanders geeft zelfs aan meer dan de helft van de werktijd aan het vergaderen te zijn*. Natuurlijk is een organisatie niet gelijk aan het politieke stelsel in Nederland, maar toch kunnen we hier een aantal lessen uit trekken.

1. Houd de vaart erin. Dit betekent dat de decision makers samen met elkaar om tafel moeten, zonder dat er te veel ‘ruis’ is. Laat dus alleen de mensen deelnemen van wie inspraak in de vergadering nodig is. Achteraf inlichten kan namelijk ook.
2. Ga na of een gezamenlijke vergadering wel echt gewenst is. Soms is het effectiever om 5 mensen een paar minuten een-op-een te spreken, dan een plenaire vergadering van een uur te houden.
3. Evalueer de vergadering. Verliep alles soepel, week je veel af van de agenda, duurde het langer dan verwacht? Evalueren is belangrijk om in het vervolg efficiënter met de vergadering om te kunnen gaan. Geef ook iedereen de kans om hier iets over op te merken.
4. Maak het niet te comfortabel! Doe een vergadering staand, dan duurt die zeker niet te lang. Actieve houding zorgt ook voor actieve inbreng.

Uiteindelijk zullen de politici het zelf op moeten lossen, maar zelf kun je nu al beginnen met efficiënter vergaderen en zo meer resultaat boeken voor jouw bedrijf!

~

*Vergaderwijzer.nl