Werk je hard of onderneem je slim?

Efficiënt werken is een randvoorwaarde voor snelle groei. Efficiënt werken doe je vanuit je processen en met je mensen, ondersteund door systemen en structuren. De eerste stap richting efficiënt werken is dan ook om met je mensen je processen (en de knelpunten die je mensen daarin ervaren) in kaart te brengen.

For dummies
Een proces in kaart brengen doe je door de verschillende schakels (bewerkingen) in een proces aan elkaar te plakken. Elk bouwsteentje ziet er als volgt uit:

Met daarin:
A. De input: wat gaat het proces in?
B. De bewerking zelf
C. De output: wat is het resultaat van de bewerking?
D. De randvoorwaarden: volgens welke wetgeving of regels moet het proces worden uitgevoerd en welke IT-systemen spelen een rol? (structuur en systeem)
E. Verantwoordelijke: wie is verantwoordelijk voor de uitvoering?

Waarom procesmapping?
Wij zien bij menig bedrijf de omzet weer aantrekken. De interne organisatie is regelmatig uitgehold door de financiële beproevingen de laatste jaren. Voor efficiënte interne procesgang, gekoppeld aan een veranderende klantwens, is de laatste jaren geen aandacht geweest.

En juist dat gaat je opbreken bij het opschalen. Als je al hard buffelt, kan er geen stapje meer bij. Als je al slim onderneemt, weet je nu te versnellen.

Voorbeelden:

Denk aan je medewerkers, en vooral uitzendkrachten of nieuwe medewerkers die er ineens bijkomen. Die hebben meer houvast als de interne organisatie goed op orde is. Waardoor ze efficiënter werken.

Maar denk ook aan het aanschaffen van nieuwe IT-tools (bijvoorbeeld een ERP-pakket). Als het proces duidelijk is, kan een IT-leverancier beter inschatten wat er echt nodig is. Dat scheelt tijd, geld en een hoop irritatie na oplevering van de IT.

En denk ook aan alle energie en tijd die op gaat aan het ‘klussen aan de organisatie’ terwijl het juist nu in de markt te doen is. Lijkt een beetje op je winkelwagentje moeten repareren op een moment dat je een minuut gratis mag winkelen.

Vergeet je klant niet!
Het in kaart brengen van processen heeft een enorme valkuil; namelijk een focus ‘naar binnen’. Ofwel dat je alleen maar bezig bent met wat het handigst is voor je bedrijf, en je daarbij vergeet het perspectief van je klant in te nemen. Om toegevoegde waarde te kunnen creëren voor je klant, vraag je jezelf bij elk bouwsteentje van het proces af: hoeveel en welke waarde voegt deze stap toe voor mijn klant?

En waar ben jij mee bezig: hard werken of slim ondernemen?