De kracht van goede overdracht

Als je proces in kaart brengt is het belangrijk om alle stappen los te definiëren, maar om een efficiënte “flow” te krijgen moeten die stappen wel goed op elkaar aansluiten. Waar gaat dat meestal fout? En hoe los je dat op?

Struikelpunt: Sales vs Productie

Een primair proces begint en eindigt vaak met “salesstappen”. Daar tussenin zitten de productiestappen. De meeste problemen bevinden zich in de aansluiting tussen deze twee verschillende deelgebieden.

Verkopers die in die eerste stap een opdracht binnen scoren, hebben vaak de neiging om daarna meteen door te gaan naar de volgende. Dat betekent dat de offerte slechts “even wordt gemaild” naar “iemand bij productie”. De productiemedewerkers zitten dan met enige regelmaat met de handen in het haar.

Ook aan het einde van de schakel gaat het vaak fout. Productie levert vaak gewoon het product af aan de klant, zonder uit te leggen wat er precies is gebeurd. Zo weet sales niet of zijn/haar order ook daadwerkelijk goed is uitgevoerd.

Oplossing: echt overdragen

Hoe kun je deze bron van frustratie en inefficiëntie tegen gaan? Door een duidelijke overdracht tussen stappen te hebben. Echt overdragen, dus face-to-face uitleggen wat er moet gebeuren of is gebeurd, zorgt ervoor dat je zeker stelt dat je collega in de volgende stap meteen kan beginnen met het toevoegen van waarde.

Dat betekent dat de productie aan het begin van de schakel checkt of sales alles goed heeft aangeleverd, en dat de sales aan het einde van de schakel checkt of productie alles goed heeft gedaan.

Zo’n overdracht kan vrijwel altijd in slechts twee minuten; het kost dus weinig, maar kan een heleboel opleveren!

Of jij actief overdraagt is 1 van de onderwerpen die aan bod komt in een GroeiPotentie Inventarisatie. Wil je hier meer over weten? Bel 030 – 888 71 25, mail naar pieter@nononsancy.nl of vul de volgende 8 vragen in voor een gratis en vrijblijvend persoonlijk advies.