Boek van de maand: Getting Things Done

Om met frisse energie 2018 in te gaan, hebben we deze keer een boek van de maand uitgekozen waarmee je dingen écht gedaan krijgt: Getting Things Done, de kunst van stressvrije productiviteit. Dit boek van David Allen werd voor het eerst uitgebracht in 2001 en is hierna een echte klassieker geworden. Het boek leert je hoe je door middel van het vastleggen van taken, deze ook daadwerkelijk uitvoert en zo rust creëert.

Het principe
Het idee is eigenlijk simpel: doordat je alle taken en andere dingen waar je aan moet denken vastlegt, hoef je deze niet meer te onthouden en verdwijnen je zorgen hierover. In de plaats van het herinneren van al deze taken, kom je nu toe aan het uitvoeren van die taken. Het gaat er dus om dat je een betrouwbaar systeem creëert, waarin al je persoonlijke actiepunten staan en dat je zorgen uit handen neemt.

Dit systeem bestaat uit 5 processen: 

1. Collect – In de zogenaamde ‘bucket’ verzamel je alles wat je moet onthouden: taken, projecten, ideeën, etc. Eens per week doorloop je deze ‘bucket’ en bepaal je wat er met deze items moet gebeuren.

2. Process – Als je alle items hebt verzameld, bekijk je wat deze taak precies inhoudt. Weet je precies wat je moet doen? Maak de taken zo concreet mogelijk, zodat je hier later niet nog een keer over na hoeft te denken. Als je iets binnen 2 minuten uit kunt voeren, doe het dan ook direct. Voor de andere items geldt dat je ze delegeert of in je actielijst opneemt. Als er op dit moment geen actie nodig is, archiveer je het (eventueel voor latere actie) of gooi je het weg.

3. Organize – Dan kun je jouw actiepunten verdelen over verschillende lijsten: next actions (als je het direct uit kunt voeren), projects (als er meer dan een actie nodig is om de taak uit te voeren), waiting for (als je nog op actie van iemand anders wacht) en someday/maybe (dingen voor later). Het is belangrijk dat als er een item in projects staat, er daarvan altijd één actie bij next actions staat, zodat het project blijft lopen.

4. Review – Bepaal of je lijst compleet is en welke acties je door kunt schuiven of afstrepen. Probeer dit dagelijks in zo’n 2 minuten te doen. Doe daarnaast een wekelijkse check van zo’n 10 minuten om de ‘bucket’ echt op te schonen.

5. Execution – Tijd om je acties uit te voeren! De meeste tijd moet natuurlijk in het uitvoeren van de taken zitten en niet in het bijhouden van de lijst. Begin met de belangrijkste taak die op dat moment uitgevoerd moet worden, afhankelijk van je beschikbare tijd, voorzieningen en energie. Vaak heb je ’s ochtends een betere concentratie dan in de middag en avond en dus kun je de taken waar je de meeste focus voor nodig hebt, het beste zo vroeg mogelijk doen. Als je lastige taken blijft uitstellen, is het handig om de lijst gewoon van boven naar beneden af te werken.

Jij kan het ook!
Het principe is dus gemakkelijk te volgen; iedereen kan (delen van) deze methode overnemen, maar de impact kan groot zijn. No Nonsancy gebruikt zelf de tool ‘Asana’. Hierin kun je alle taken en ideeën binnen een organisatie noteren, delegeren, plannen en afvinken. Je kunt projecten aanmaken, bijlages toevoegen, opmerkingen geven en subtaken toevoegen. Je kiest zelf of je projecten met de hele organisatie, met een team of met klanten deelt. Of je kiest ervoor om het helemaal niet te delen. Voor ons is dit nu volledig routine geworden en erg effectief gebleken. Daarom gebruiken wij Asana ook om projecten met onze klanten te organiseren.

Heb jij naar aanleiding van deze blog nog vragen over Getting Things Done, Asana of onze werkwijze? Aarzel dan niet om contact op te nemen via pieter@nononsancy.nl of 030 – 888 71 25. Of laat hieronder je gegevens achter.