9 tips voor een minder volle agenda

Waar veel mensen op dit moment tegenaan lopen is hun te volle agenda. Deze blog helpt je dit probleem aan te pakken. Hoe maak je meer ruimte en tijd vrij in je agenda om je doelen op tijd te halen? Hierbij 9 tips!

TIP 1. IDENTIFICEER ACTIVITEITEN DIE NIET BIJDRAGEN AAN HET BEHALEN VAN JE DOELEN

Print de afgelopen 4 weken van je agenda uit. Streep met een rode stift de activiteiten aan die niet of niet direct bijdragen aan het behalen van je doelen. Schrijf de activiteiten onder elkaar op.

TIP 2. STOPPEN, VERMINDEREN OF IEMAND ANDERS LATEN DOEN?

Pak de activiteiten van tip 1 erbij. Maak achter de kolom van activiteiten 4 kolommen. Vul in de bovenste rij in: stoppen, verminderen, delegeren, uitbesteden. Bepaal vervolgens per activiteit met welke je wilt stoppen, in welke je minder tijd wilt stoppen, welke je wilt delegeren en welke je wilt gaan uitbesteden.

TIP 3. STOPPEN

Neem contact op met de betrokkene(n) van de activiteiten waarmee je wilt gaan stoppen. Neem de tijd om rustig uit te leggen waarom je wilt stoppen. Doe je de activiteit alleen, bepaal dan of het je lukt om te stoppen of dat je daar hulp bij nodig hebt. Mocht je hulp nodig hebben, zoek deze dan meteen.

TIP 4. VERMINDEREN

Kijk naar de activiteiten die je minder (vaak) wilt doen. Heb je geen activiteiten op dit lijstje, denk dan eens aan het beantwoorden van e-mail, twitteren, internetten, post, administratie en dergelijke. Het is beter om dit soort zaken te batchen (bijvoorbeeld e-mail 1 keer per dag, twitter 3 keer 5 minuten per dag, administratie 1 keer per 2 weken). Welke activiteiten kun je batchen?

TIP 5. DELEGEREN

Begin klein met delegeren. Bepaal welke taken je aan wie wilt delegeren. Bepaal de opdracht, de tijd waarbinnen de taak moet worden uitgevoerd en de bevoegdheid die je medewerker hierbij krijgt. Bespreek dit daarna met je medewerker en delegeer.

TIP 6. UITBESTEDEN

Begin klein met uitbesteden en probeer de opdrachten en de relatie uit te bouwen. Bepaal welke taken je aan wie wilt uitbesteden. Bepaal de opdracht, de tijd waarbinnen de taak moet worden uitgevoerd en de bevoegdheid die je leverancier met de taak krijgt. Geef daarnaast een startende ondernemer een keer een kans om zichzelf te bewijzen of geef iets terug aan die fijne netwerkcollega die jou die mooie leads heeft bezorgd!

TIP 7. WELKE ACTIVITEITEN HEBBEN MEER AANDACHT NODIG?

Pak het overzicht van de afgelopen 4 weken er weer bij en pak een blauwe stift. Streep alle activiteiten aan die meer aandacht nodig hebben voor het behalen van je doelen. Bepaal hoeveel meer tijd er wanneer nodig is voor die activiteiten. Ga daarmee uit van de regel dat met 20% van de tijd 80% van de aandacht al wordt gegeven.

TIP 8. WELKE ACTIVITEITEN MOETEN NIEUW WORDEN GESTART?

Wat doe je nu niet wat je wel zou moeten doen om je doelen te halen? Maak een lijst van activiteiten. Bepaal of het echt nodig is dat je dit doet. Kun je dit delegeren of uitbesteden? Bepaal hoeveel tijd je wanneer nodig hebt om dit te doen. Plan de activiteiten in je agenda.

TIP 9. HOUD DEZE WERKWIJZE AAN

In de loop der tijd kunnen allerlei verleidingen of afleidingen ontstaan om je van je nieuwe agendaplanning af te houden. Plan daarom maandelijks 2 uur in je agenda om de vorige tips af te lopen, in de context van je doelen.